Vid förekomst av konstverk på, eller i närheten av ett etableringsområde/arbetsområde tas kontakt med ansvarig förvaltare på Gävle konstcentrum, enheten Kultur på Livsmiljö Gävle.
Förvaltaren informeras om de planerade arbetena och ges möjlighet att, i god tid innan arbetena startar, göra en initial bedömning av om det aktuella konstverket kan komma att påverkas. Mer ingående bedömningar, såsom besiktning och rådgivning kring nödvändiga skyddsåtgärder i det specifika fallet, bör utföras av konservator med sakkunskap om det aktuella materialet. Förvaltaren varken utför eller bekostar beställning av dessa tjänster, men kan bistå med råd kring bland annat lämplig arbetsgång.
Vid arbeten som innebär flytt av befintliga konstverk ska konservator med sakkunskap om det aktuella materialet delta vid beskrivning av arbetsgång och skyddsåtgärder. Dessutom ska försäkringar säkerställas hos utförande entreprenör utifrån värdering av det specifika objektet.